Beneficios trabajar con DMS
¿Qué es un DMS?
Es un sistema de gestión documental, conocido como DMS (Document Management System) es un sistema de software diseñado con la intención de almacenar y/o administrar todo tipo de documentos. Esto incluye los sistemas digitales, así como otros programas que administran todo tipo de documentos durante su ciclo de vida. Este tipo de gestión está considerada en sentido estricto no tanto como un sistema autónomo, sino más bien como una función de los sistemas de gestión de contenido empresarial.
7 ventajas de trabajar con un DMS o gestor documental.
Todas las empresas tienen en común la administración de documentos, pero tener un correcto almacenamiento y trato de estos facilitará mucho la gestión de trabajo. Vamos a comprobar en que puede beneficiarte el uso de este tipo de programas en tu empresa.
- Almacenamiento más reducido
Eliminación de archivadores, contenedores y cajas de almacenamiento, liberarás espacio y ahorrarás en la compra de este tipo de activos.
- Más Seguro
Protegerás datos confidenciales, la seguridad de los documentos y su salvaguarda garantizada. El acceso a la información se puede regular a nivel para diferentes grupos o individuos. Además, un DMS realizará seguimiento de quién ha visto o abierto un documento, cuando se accedió a él y si se modificado.
- Cumplimiento de ley
El uso y administración de documentación de manera correcta exige ciertos cumplimientos. El incumplimiento de esto puede dar a lugar multas, suspensión de licencia y responsabilidad penal. Un DMS ayudará a que no tengas este tipo de problemas administrando correctamente la documentación anual.
- Recuperar documentos de manera más sencilla.
La recuperación de determinados documentos puede llevar mucho tiempo. Un DMS puede recuperar archivos basados en una palabra o frase, permitirá además a otros usuarios acceder a los documentos de forma remota siempre y cuando tengas conexión a internet.
- Más colaboración
Este tipo de software de gestión documental permitirá un mejor monitoreo del flujo de trabajo, mejor comunicación entre trabajadores y un control más exhaustivo de la gestión laboral.
- Copias de seguridad y recuperación de datos.
Un buen software de administración de facturas/documentos (DMS) incluye un plan de copia de seguridad de datos y recuperación de estos. Los documentos estarán protegidos contra incendios, inundaciones y otros desastres con el archivo digital como back-up. Los documentos son rastreables y se pueden buscar utilizando diferentes criterios.
- Productividad optimizada
Todos los documentos a un solo clic. Esta diferencia permitirá al equipo poner todo su esfuerzo en trabajar tareas más optimas. Acotar este tipo de gestiones automatizándolas y facilitándolas permitirá que tus empleados trabajen de manera más cómoda y rápida.
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